Dlaczego raportowanie czasu pracy jest istotnym elementem pracy inżyniera?

Zbyt często słyszę od inżynierów, że raportowanie godzin to czynności administracyjne, właściwie zło konieczne, które nie mają żadnego przełożenia na pracę projektantów. To poważne nieporozumienie i warto pokusić się o wyjaśnienie tej kwestii.

Zacznijmy od tego, że projekt powinien być zrealizowany w określonym budżecie, jakości i terminie. Budżet określa nam kwotę jaką inwestor zapłaci za wytworzenie dokumentacji, a z budżetu wynika ilość godzin jaką projektant może poświęcić na realizację pracy projektowej. Kreowanie tego budżetu rozpoczyna się na etapie ofertowania, w toku kontraktacji może on ulegać różnym zmianom i finalnie w momencie podpisania umowy staje się kwotą, która powinna pozwolić firmie projektowej na pokrycie kosztów prac projektowych i wypracowanie marży, czyli zysku. Tworzone są plany i założenia, mówiące o tym, ile godzin możemy poświęcić na realizację poszczególny czynności w toku projektowania. Z każdą przepracowaną godziną budżet projektu się zmniejsza.

Rejestrując godziny pracy poświęcane na prace projektowe informujemy firmę o tym w jaki sposób, na bieżąco, konsumowany jest dostępny budżet. Zbieranie informacji o godzinach to jednak zbyt mało, by odwzorować sytuację projektu. Jednocześnie system pyta projektanta o to jaki jest progres. Może to być dość abstrakcyjne pytanie o zaawansowanie procentowe, może być to bliższe inżynierom pytanie o ilość godzin jaka pozostała do końca pracy. Doświadczony inżynier na każdym etapie realizacji może bez problemu oszacować ile czasu potrzebuje do zakończenia projektu, szczególnie gdy przyjmiemy, że nie wystąpią żadne zakłócenia. W rzeczywistości zakłócenia występują i w przeciwieństwie do przepracowanych godzin, których ilość może tylko rosnąć, to zaawansowanie pracy projektowej może każdego dnia praktycznie dowolnie zmieniać się w przedziale od zera do 100%.

Dzięki codziennemu raportowaniu inżynier, bez kontaktu z przełożonym, może odpowiedzieć na dwa bardzo ważne pytania: czym dziś się zajmowałeś? I jak Ci poszło, jak zaawansowana jest Twoja praca? Kiedy planujesz zakończyć? Nie pytamy w dniu planowanego przekazania dokumentacji, zamiast tego monitorujemy sytuację na bieżąco, po to by wychwycić zadania, w których wymagane jest wsparcie, np.: konieczność pozyskania danych wejściowych lub wsparcia wykonawcy dodatkowymi siłami w celu dotrzymania terminu.

Sam wielokrotnie widziałem doświadczonych inżynierów, którzy nie mając kompletu danych wejściowych i w oczekiwaniu na ich dostarczenie, poświęcali czas na opracowanie różnych wariantów projektu, konsumując budżet i gdy w końcu pojawiały się opóźnione dane wejściowe mieli problem zarówno z dotrzymaniem terminów dostaw jak i limitów budżetowych. Gdyby informacja o zerowym progresie zaawansowania projektu trafiła w początkowej fazie jego realizacji do przełożonego można by podjąć działania, pozyskać dane wejściowe, przesunąć termin zakończenia zadania i delegować projektanta do wykonywania innego zadania. Zbyt często kierownicy projektów dowiadują się o prostych do rozwiązania problemach, na które napotykali projektanci gdy pytają dlaczego projekt nie jest przekazany w terminie. To niezwykle frustrujące, szczególnie w sytuacji, w której problemy są naprawdę łatwe do załatwienia.

Z drugiej strony projektant często napotyka sytuacje w której już w momencie rozpoczęcia zadania wie, że nie ma szans na wykonanie pracy w zakładanym budżecie, gdyż przyznana mu ilość godzin jest niewystarczająca. Niedoszacowanie pracy projektowej to poważny błąd i niestety jeśli nie będzie można pójść na kompromisy jakościowe to wykonanie projektu zajmie tyle czasu ile poświęci projektant, a wszelkie założenia i blokady nie zmienią rzeczywistości w tym obszarze. Dlatego też projektanci muszą mieć możliwość raportowania wszelkich zagrożeń i dokumentowania sytuacje, które stanowią zagrożenie dla właściwego funkcjonowania firmy tak szybko jak to tylko jest możliwe.

Doświadczony projektant, specjalista w swojej branży z pewnością zetknął się w swojej praktyce zawodowej ze spiętrzeniami pracy. Każdy kierownik projektu pragnie mieć najlepszych wykonawców, gwarantujących swoim doświadczeniem najwyższą jakość i pewność rozwiązań, które znajdą się w dokumentacji. To prowadzi do przeciążeń najbardziej wartościowych pracowników zadaniami, które generalnie powinny być wykonane w tym samym czasie. Projektantom nie brakuje godzin w budżetach przydzielonych zadań, nie są jednak w stanie zmieścić tych godzin w dobie, która nieubłaganie ma tylko 24h. Prawem projektanta jest to, żeby przydzielane mu zadania były możliwe do zrealizowania, by dzienne obciążenie odpowiadało ilość godzin, do których przepracowania w ciągu dnia zobowiązał się projektant zawierając umowę o pracę z firmą. Niezwykle ważna jest także dla projektantów przewidywalna przyszłość. Uzyskanie wspomnianych powyżej benefitów jest możliwe i bardzo łatwe gdy firma używa dedykowanego dla biur projektowych systemu zarządzania.

Jeżeli pracując jako projektant lub kierownik projektu jesteś permanentnie przeciążony zadaniami, uczestniczysz w spotkaniach z których nic dla Ciebie nie wynika, rozmawiasz o przyczynach opóźnień w dniu wydania dokumentacji, walczysz z opóźnieniami, zastanawiasz się na jakie zadania raportować prace bo na zadaniach, które rzeczywiście wykonujesz nie ma już dostępnych godzin, a do tego wszystkiego wypełniasz kartę pracy raz na tydzień lub rzadziej, jeżeli trudno Ci odnaleźć dokumentację, ciągle czekasz na dane wejściowe i masz wrażenie, że jesteś ostatnim zawodnikiem w sztafecie, który będzie musiał nadrobić wszystkie opóźnienia, i jeżeli dodatkowo na ścianach biura wiszą wydrukowane harmonogramy Gantta, to firma, w której pracujesz może bardzo mocno usprawnić swoja pracę wdrażając system zarządzania dedykowany dla firm projektowych.

W artykule zaprezentowaliśmy kartę pracy systemu Wayman służącą do codziennego raportowania pracy inżyniera, a także moduł delegowania zadań dla inżynierów z perspektywy kierownika projektu uwzględniający aktualne obciążenie pracowników.