Procesowe zarządzanie firmą projektową w oparciu o rozwiązanie Wayman ERP

Firmy projektowe często skupiają swoją uwagę na wdrożeniu rozwiązań BIM, których podstawową cechą jest umożliwienie efektywnej pracy wielu osobom zaangażowanych w projekt równolegle. Równie ważną kwestią, a w rzeczywistości najistotniejszą dla utrzymania wszystkich projektów w równowadze oraz satysfakcjonującego wyniku finansowego firmy projektowej, jest wdrożenie procesowego zarządzania zarówno projektami jak i wszystkimi zdarzeniami w firmie projektowej.

Stosowanie narzędzi wspierających projektowanie jest obecnie standardem. Praktycznie niewyobrażalne jest, by firma pracująca obecnie na kuhlmannach, suwakach logarytmicznych, rapidografach, kalce była w stanie konkurować w sektorze inżynierii lub by nawet była poważnie traktowana przez inwestorów.

Swoją drogą ciekawe, jak wielu z czytelników pracowało przy użyciu wspomnianych narzędzi, a ilu ich nazwy już nic nie mówią. Dziś, gdy w obszarze wspomagania projektowania standardem staje się BIM, warto zwrócić uwagę na inny obszar, w którym innowacyjne rozwiązania zaczynają się dopiero pojawiać, gdyż ich wdrożenie pozwala na osiągnięcie znaczącej przewagi konkurencyjnej i poprawy efektywności działania firmy.

Patrząc na relacje pomiędzy dostawcami oprogramowania, a firmami projektowymi wyraźnie widoczny jest deficyt wartości. Producenci oprogramowania, poprzez rozbudowane sieci partnerów, koncentrują się na marketingu, sprzedaży, dostarczaniu często wątpliwej jakości usług szkoleniowych i konsultingowych, zapominając niejako o tym, że ich produkty powinny być stosowane przez projektantów i traktowane przez właścicieli firm jako świadomie poczynione inwestycje. Inwestycje te powinny wprost przekładać się na wzrost konkurencyjności firmy, generowany na przykład przez poprawę jakości przy jednoczesnym skróceniu czasu opracowania dokumentacji.

Widoczny brak ukierunkowania na wytworzenie u klientów obiektywnych wartości najwyraźniej nie stanowi przeszkody, ani dla sprzedających, ani dla kupujących, zarówno w przypadku narzędzi wspierających projektowanie jak i (choć zdecydowanie rzadziej) narzędzi do zarządzania projektami.

Łatwo sobie przecież wyobrazić klienta, który przynosi wielomilionowe zamówienie do firmy projektowej i mówi: proszę wykonać konkretną pracę w konkretnym oprogramowaniu BIM za cenę, która pozwala na zakup licencji, wykonanie zlecenia i wypracowanie solidnej marży. Znam firmy, które kupują licencje oprogramowania BIM tylko i wyłącznie w celu realizacji takich właśnie zleceń i nie potrzebują innych powodów, by poczynić inwestycję. Inwestycję niestety nie w proces projektowy, a w proces pozyskania zlecenia.

Podobnie jest z narzędziami do zarządzania projektami, coraz częściej zamawiający oczekuje sprawozdawczości w formie harmonogramu Gantta, wykonywanego w konkretnie wskazanym programie lub zastosowania konkretnego webowego programu jako repozytorium plików, co jest wymogiem pozyskania zamówienia. W firmach projektowych pojawiają się wówczas licencje, dedykowane związanej z konkretnym projektem sprawozdawczości i funkcjonują niejako obok rzeczywistości projektowej w firmie.

Możliwe, że opisana przeze mnie sytuacja dotyczy tylko części sektora firm projektowych i nie wszystkich dystrybutorów oprogramowania, a generowanie wymiernych wartości stanie się już w najbliższej przyszłości zagadnieniem nierozerwalnie związanym z inwestycją w oprogramowanie.

To, co jest w wielu przypadkach, jakie miałem okazje obserwować w Polsce, na dzień dzisiejszy jedynie wizją przyszłości, w przypadku oprogramowania wspierającego projektowanie jest pozytywnym standardem w segmencie systemów wspierających procesy zarządzania firmami projektowymi. Jest to najbardziej popularny w Polsce temat, dlatego warto mu się przyjrzeć.

Dotychczas systemy wspierające zarządzanie przedsiębiorstwem (tzw. ERP) kojarzyły się z dużymi, uniwersalnymi systemami stosowanymi przez wielkie korporacje. Systemy te, nierozerwalnie związane są ze skomplikowanymi analizami przedwdrożeniowymi, długim i uciążliwym procesem wdrożenia i finalnie bardzo często obejmują tylko najbardziej krytyczne dla organizacji obszary. W referencjach każdego z liczących się dostawców systemów wspierających zarządzenie przedsiębiorstwami można bez trudu znaleźć zarówno przemysłową mleczarnię jak i dużą, globalną korporację projektową.

Ta sytuacja przypomina nieco bardzo stary już żart o tym, jak po zakupie licencji na produkcję samolotów w Związku Radzieckim i zmontowaniu pierwszego prototypu w polskich zakładach okazało się, że zmontowany obiekt to traktor. W odpowiedzi na złożoną reklamację, przedstawiciel radzieckiej fabryki wskazał, że w dokumentacji technicznej jest uwaga: „dla nadania właściwego kształtu, części przed montażem oszlifować”.

W przypadku systemów zarządzania to „pilnikowanie” może okazać się bardzo skuteczne, ale jest niewyobrażalnie kosztowne i czasochłonne. To sprawia, że duże, uniwersalne systemy wspomagające zarządzanie są poza zasięgiem firm projektowych i firmy te stosują doraźnie powszechnie dostępne metody zarządzania oparte na arkuszach kalkulacyjnych, programach do zarządzania projektami, aplikacjami do zbierania godzin, niepowiązanych z nimi programach księgowych, różnego rodzaju dedykowanym zaspokajaniu konkretnych potrzeb aplikacjom webowym (przygotowanie faktur, rozliczanie delegacji itp.), programów stanowiących repozytoria dokumentacji (chociaż w większości firm projektowych w Polsce nadal trwa repozytorium danych na serwerze i dysku sieciowym zmapowanym jako np.: /:P, gdzie pliki nigdy nie są zapisywane w taki sposób jak ustalono w folderach wzorcowych, bo zapewne taki także są na tym dysku).

W konsekwencji system zarządzania stanowi zlepek, najczęściej niepowiązanych ze sobą, narzędzi, do których trzeba wielokrotnie wprowadzać te same dane i które najczęściej wymagają dużego nakładu pracy na aktualizacje, przez co, w konsekwencji pozostają nieaktualne. Oczywiście w takim stanie można funkcjonować, w żadnym wypadku nie twierdzę, że jest inaczej bo rozproszone środowisko wspierające zarządzanie firmą projektową jest tym samym czym kalka, stoły kreślarskie i suwaki logarytmiczne w obszarze wspierania projektowania. Oczywiście, że można pracować bez komputerów, bez BIM i są nawet dowody w postaci istniejących do dzisiaj spektakularnych konstrukcji inżynierskich zaprojektowanych w ten sposób np.: Wieża Eiffla, ale jestem święcie przekonany, że nikt nie uznałby sposobu opracowania dokumentacji na ten projekt jako optymalny i efektywny, gdyby podjęto decyzję o jej budowie dzisiaj.

Skoro postawiłem tezę, że obecnie najpowszechniej stosowane we wsparciu procesu zarządzania rozproszone środowisko informatyczne jest skrajnie nieefektywne, natomiast uniwersalne systemy ERP zarządzania są poza ekonomicznym zasięgiem średnich i małych firm projektowych, to warto wskazać, że odpowiedzią na powszechny obecnie status quo są dedykowane specyficznym potrzebom firm projektowych systemy ERP.

Wayman – sprawdzony system zarządzania

Jednym z najbardziej popularnych tego typu systemów, od początku tworzonym w celu zaspokojenia specyficznych potrzeb polskich firm projektowych, jest tworzony przez polskich inżynierów i od ponad dziesięciu lat dostarczany do firm projektowo-inżynieryjnych system Wayman.

Wayman – gotowy do natychmiastowego użycia

Rozwiązanie to jest gotowe do użycia w firmie projektowej praktycznie od pierwszego dnia instalacji. System Wayman jest stosowany w Polsce przez firmy różnej wielkości, zajmujące się projektowaniem zarówno w segmencie infrastruktury, budownictwa kubaturowego oraz przemysłowego i sektorze mechanicznym.

Wayman – dostosowuje się do potrzeb użytkownika

Dzięki koncentracji Wayman na procesie projektowym realizowanym przez firmy inżynierskie w łatwy sposób można dostosować ten system do specyficznych wymagań poszczególnych firm. Podstawową różnicą w procesie projektowania pomiędzy różnymi sektorami inżynierii jest nazewnictwo i składnia. Faza projektu budowlanego w sektorze kubaturowym, typowa dla architektów, odpowiada etapowi projektu technicznego realizowanego w okrętownictwie, mimo to, użytkownicy Wayman nie muszą iść na żadne kompromisy i mogą w łatwy sposób dostosować, zarówno terminologię stosowaną w programie, jak i jego interfejs do własnych, partykularnych potrzeb.

Wayman – zintegrowany z programami księgowymi i Ms Project

Kolejną ważną cechą systemu Wayman jest integracja z większością dostępnych w Polsce programów księgowych oraz popularnymi narzędziami do planowania projektów. Jeśli firma stosuje Wayman, każdy z realizowanych projektów może być w łatwy sposób zintegrowany i automatycznie aktualizowany w zakresie planu i realizacji w Ms Project.

Wayman – wartości dla użytkownika znacząco przewyższające nakłady inwestycyjne

Obecni użytkownicy potwierdzają, że funkcjonalności systemu Wayman, sposób sprzedaży i możliwość praktycznie natychmiastowej implementacji czyni zakup Wayman inwestycją, która już od pierwszego miesiąca użytkowania przynosi wymierne i jasne do zdefiniowania korzyści dla użytkownika, które w oczywisty sposób przekraczają koszty utrzymania systemu.

Już ta cecha sprawia, że tworzonym w Polsce systemem zarządzania pracownią projektową powinni zainteresować się nie tylko właściciele firm dynamicznych, nowoczesnych i planujących gwałtowny rozwój oraz gotowych do konkurowania z europejskimi i światowymi liderami w sektorze inżynierii, ale także pozostałe firmy projektowe, dotychczas posługujących się tradycyjnym rozproszonym środowiskiem.

Dla tych ostatnich Wayman może okazać się w dłuższej perspektywie nie tylko doskonałą inwestycją, ale jednym z ważnych elementów decydujących o zachowaniu przez przedsiębiorstwo rentowności.

Na koniec chciałbym Was zaprosić do udziału w konferencji #infraBIM2023, która odbędzie się w dniach 23-25 maj 2023 na terenie kampusu Politechniki Krakowskiej, i której Wayman został partnerem. Podczas międzynarodowej multi-konferencji i wystawy cyfrowych technologii dla budownictwa, będzie można zobaczyć, jak zmieniają się sposoby planowania i realizacji inwestycji budowlanych, a także zarządzania infrastrukturą. Wraz z zespołem Wayman będziemy dla Was dostępni na stoisku w strefie expo, zapraszamy również na naszą prelekcję pt. "Procesowe zarządzanie firmą projektową w oparciu o rozwiązanie Wayman ERP jako kluczowy element uzupełniania zarządzania w BIM".

Do zobaczenia na #infraBIM2023