Inspiracja do podsumowań roku w firmie projektowej opartych na wartościowych danych

Do końca roku zostało kilka tygodni, w Wayman to jeszcze nie czas podsumowań, ale dla wszystkich to czas w którym wszystko zwalnia, koncentrujemy się na innych sprawach niż zawodowe, jest zdecydowanie mniej spraw pilnych, dlatego też w dzisiejszym wpisie chciałbym zwrócić uwagę użytkowników na dostępne w systemie narzędzia analityczne, pozwalające na spokojną analizę tego jak realizowane są prace projektowe w firmie.

Terminowość – jeden z filarów reputacji projektanta

Bez względu w jakiej branży funkcjonujemy zapewnienie terminowości realizacji prac projektowych jest bardzo istotnym elementem samego projektu. Skala problemu jaki tworzy opóźniona dokumentacja w pewnym sensie dowodzi jak ważnym elementem realizacji inwestycji jest projekt. Dlatego właśnie w końcówce roku warto pochylić się nad kwestią terminowości i zobaczyć jak się ona kształtuje w naszej firmie. Jednocześnie suche fakty z wysokiego poziomu szczegółowości określające czy dokument został wykonany w terminie czy nie to zbyt mało by mówić o analizie, która może być elementem ciągłe doskonalenia organizacji. W Wayman już w podstawowej wersji aplikacji udostępniamy użytkownikom proste i skuteczne narzędzie analityczne pozwalające analizować terminowość realizacji prac projektowych.

Użytkownik może w bardzo prosty sposób wywnioskować jak wgląda terminowość zadań realizowanych przez poszczególnych pracowników na tle pracowni lub całej firmy oraz jakie zadania były realizowane przez projektanta. Wnioskowanie powinno być oparte na wystarczająco szczegółowych danych. Przekazanie niezwykle wartościowej koncepcji architektonicznej w poniedziałek, gdy planowany termin minął w piątek, nie może być postrzegane w taki sam sposób, jak nieuzasadnione niedotrzymanie terminu. Wayman dostarcza informacji wystarczających do właściwego wnioskowania w sposób umożliwiający szybką ocenę działań pracownika w dłuższych okresach. Jest to przydatna funkcjonalność zarówno w czasie podsumowań corocznych jak i podczas oceny działań pracownika w ramach wyznaczania celów i innych zadań związanych z rozwojem pracownika jako projektanta.

Brak przekroczeń budżetu – ekonomiczny fundament procesu projektowania

Zdajemy sobie sprawę, że wielu projektantów, szczególnie obiektów kubaturowych posiada wiele strumieniu przychodów i nawet w takich przypadkach gdy budżet na projektowanie jest tylko jednym fundamentów finansowego działania firmy warto dbać o to, by budżet był utrzymywany w ryzach. Funkcjonalność podstawowego narzędzia do oceny przekroczeń budżetu w ujęciu długoterminowym jest podobna do narzędzia do analizy terminowości.

Dodatkową informacją jaką możemy pozyskać minimalnymi nakładami jest informacja o tym jaka jest sumaryczna skala oszczędności wynikających z realizacji przez pracownika zadań przy mniejszym niż przewidziane w założeniach budżetowych zużyciu godzin. Co prawda Wayman posiada funkcjonalności pozwalające na wyliczanie wartości premii, ale jeśli z jakiegoś powodu jeszcze nie znalazło ono zastosowania to prosty pomysł, by podzielić się z pracownikom oszczędnościami jakie wypracowali może być dobrym punktem wyjściowym do wyliczenia wysokości na przykład świątecznej lub noworocznej premii. To może być nie tylko przyjemne dla pracownika, ale może być też motywujące długoterminowo i zachęcać pracowników do wysiłków w celu ograniczania ilości godzin. Stosując to rozwiązanie warto pamiętać o położeniu właściwego na nacisku na oczekiwanie utrzymania najwyższej jakości i konieczność inwestowania godzin pracy projektanta w jakość.

Log zdarzeń – łatwy sposób na analizę historii projektów

Bardzo przydatnym narzędziem analitycznym jest Log Wayman udostępniający użytkownikowi dostęp do wszystkich istotnych zdarzeń w systemie oraz zmian parametrów i statusów.

Dzięki temu narzędziu można w łatwy sposób zbudować obraz tego jak intensywnie są używane poszczególne funkcjonalności systemu i czy na przykład użycie poszczególnych modułów nie wygasa. Dobry przykładem mogą być uwagi, których dodawanie pozwala na tworzenie zapisów oraz budowę księgi projektu, jednak jest to czynność dodatkowo angażująca projektanta, często nie niosąca natychmiastowych benefitów, więc możliwa do łatwego porzucenia, a szczególnie często stopniowego zmniejszania częstotliwości dodawania uwag. W naszej opinii warto jest przeanalizować zapisy logu z całego roku, skorzystać z dobrodziejstwa prezentacji wyników na osi czasu w firmie tabelarycznej i zapoznać się z tym jak na przestrzeni badanego okresu zmieniają się intensywność użycia funkcjonalności systemu przez poszczególnych pracowników i w różnych pracowniach. Z systemowego punktu widzenia sposób używania modułów jest dobrym wskaźnikiem zaangażowania pracowników i pozwala też wnioskować jak wartościowe są dane w systemie, dla przykładu wypełnianie kart pracy raz w miesiącu skutkuje o wiele niższą jakością danych niż codzienne raportowanie godzin. Oto przykłady pytań, na które szybkich odpowiedzi udziela moduł LOG Wayman:

• ile uwag dodały pracownie w poszczególnych miesiącach?

• jak często pracownicy zmieniali procentowe zaawansowanie pracy w trakcie realizacji przydzielonych im zadań?

• jakie są średnie opóźnienia w raportowania godzin, dzień, 5 dni, 30 dni, raportujemy codziennie czy raz w tygodniu, raz w miesiącu itp.?

• Kiedy i jaki dokument dodano, edytowano, co zmieniono, kto to zrobił?

Liczę, że w trakcie kilku dni wolnych czytelnicy naszego bloga znajdą chwilę na podsumowania i dzięki systemowi Wayman ich podsumowania będą oparte nie tylko na emocjach ale także na twardych danych. Jeśli jednak czytelnik bloga nie ma dostępnego pod ręką systemu to może najwyższy czas na to by zrobić sobie i swojej firmie prezent, zainwestować środki w narzędzie dedykowane firmom projektowym.

Wszystkim czytelnikom naszego bloga życzymy by nadchodzący czas świąt był pozytywny, by wypełniły go dni warte skatalogowania i by decyzja by poświęcić cząstkę tego czasu na sprawy związane z firmą, których w ciągu roku nie robimy różnych powodów przyniósł zadowalające, prowadzące do zwiększenia efektywności i rentowności projektów skutki.