Zarządzanie firmą projektową w oparciu o dane czy o iluzję?

W firmach projektowych w większości przypadków ludzie są najcenniejszym zasobem, to oni dzięki swojemu doświadczeniu, kreatywności, kompetencjom, umiejętności komunikacji, poznawania i zaspokajania potrzeb klientów oraz w niektórych branżach odpowiednim uprawnieniom, są w stanie tworzyć koncepcje i ująć je w ramy dokumentacji technicznej. Oczywiście pozostałe zasoby firmy, takie jak infrastruktura ITC, oprogramowanie wspierające projektowanie, najróżniejsze certyfikaty, zasoby finansowe umożliwiające opłacanie wadium, a najczęściej osobiste kontakty, renoma, wiarygodność, referencje i relacje osobiste właścicieli firmy projektowej są niezbędne do pozyskania i realizacji pracy projektowej. W firmie projektowej, relacje między pracodawcą i projektantem mogą mieć formalnie bardzo zróżnicowany charakter.

Prawdopodobnie jest to temat na osobny wpis, szczególnie dotykający sposobu optymalizacji kosztów realizacji pracy projektowej, jednak na potrzeby tego artykułu można przyjąć, że pomiędzy właścicielem firmy projektowej i osobami realizującymi prace projektowe istniej relacja, w której prawem i obowiązkiem właściciela firmy jest mieć transparentny obraz realizacji wszystkich projektów i ich wszystkich wierzchołków równowagi, natomiast obowiązkiem projektantów jest przekazywanie aktualnych i prawdziwych informacji niezbędnych do zbudowania pełnego obrazu działania firmy, w szczególności w zakresie realizacji projektów.

Wracając do prowokacyjnego tytułu tego wpisu jestem przekonany, że każdy z managerów mając wybór będzie chciał sięgnąć po dane, a iluzję będzie rozważał ewentualnie jako ciekawostkę. W rzeczywistości jednak, bardzo często okazuje się, że to co managerowie uznają za rzeczywiste i wiarygodne dane jest po prostu wykreowaną przez pracowników iluzją. Zastrzegam, że nie twierdzę w żadnym wypadku, że intencją pracowników jest kreowanie iluzji lub oszukiwanie pracodawcy. Uważam, że iluzoryczny obraz funkcjonowania przedsiębiorstwa jest po prostu skutkiem ubocznym kompilacji wniosków wynikających z subiektywnej oceny rzeczywistości przez projektantów, oraz sympatii, przekonań i historycznych doświadczeń managerów. Wiem, że nie brzmi to dobrze i bardzo mocno bije w samoocenę managerów, z doświadczenia wiem, ze im większe ego managera i im mniejsza jest ilość dostępnych danych na temat procesów zachodzących w firmie tym bardziej stwierdzenia w tym akapicie są odbierane jako bezpodstawnie krzywdzące.

Myślę, jednak, że nawet jeśli moje stwierdzenia wywołują negatywne emocje, to można je na chwilę „zaparkować” i skoncentrować się danych. Proponuję każdemu odpowiedzenie zgodnie ze swoją najlepszą wiedzą na wszystkie z poniższych pytań, myślę, że może to być ciekawe doświadczenie. Czy wiesz jaki jest koszt realizacji każdego projektu w firmie? Czy poszukując odpowiedzi na poprzednie pytanie musisz zadawać pytania ludziom? Jaki czas upływa od zadania zapytania o finanse projektów do uzyskania odpowiedzi? Czy możesz pozyskać informację o tym kto i czym się w rzeczywistości w firmie, w dowolnie wybranym przedziale czasu, zajmował? Ile czasu potrzebujesz na pozyskanie tych informacji? Czy poszukując odpowiedzi korzystasz z wcześniej przygotowanych raportów np.: kart pracy, czy też informacje przygotowywane są na skutek zapytania? Jeśli korzystasz z przygotowanych wcześniej raportów, to jak często pracownicy są zobowiązani do dokumentowania podejmowanych przez siebie czynności? Jak sądzisz, jak daleko w przeszłość pracownicy są w stanie sięgnąć i udzielić zgodnych z rzeczywistością informacji na temat swojej pracy, jak doskonałym narzędziem jest ludzka pamięć? Czy myślisz, że pracownik mając dostępnych kilka budżetów na realizację zadań na kilku projektach równolegle, może ulec pokusie zaraportowanych raportowania pracy na projekt w którym udało mu się zaoszczędzić godziny, w sytuacji w której rzeczywiście realizuje inne zadanie, którego budżet został wyczerpany? Pytania można mnożyć, udzielenie szczerych odpowiedzi na tych raptem kilka prostych pytań powyżej powinno skłonić do refleksji, że w rzeczywistości firmy projektowe są bardzo podatne na iluzję i skoro jej kreowanie jest po pierwsze relatywnie łatwe, iluzoryczne informacje są trudne do weryfikacji, i po trzecie, najważniejsze, kreowanie iluzji może być w żywotnym interesie pracownika, to managerowie mogę nie znać prawdy, lub podejmować decyzje zarządcze w oparciu o iluzoryczne dane.

Źródłem iluzji są nie tylko pracownicy, sami managerowie często mówią, „tego typu informacje nie są mi potrzebne”, „my wiemy, my wszystko wiemy”, lub moje ulubione „mam dobrych prowadzących, wierzę im, nie czuję potrzeby ich sprawdzania” stając się źródłem iluzji lub autosugestii. Być może strach przed tym jaka jest rzeczywistość i podświadome przeczucie, że sytuacja jest o wiele gorsza od tego co kreowane jest na zewnątrz firmy sprawia, że iluzja jest jednoczenie tak bardzo kusząca i tak bardzo destrukcyjna.

W Wayman proponujemy stanąć w prawdzie po to by lepiej zrozumieć gdzie jesteśmy i gdzie będziemy za chwilkę. Dostarczamy narzędzia, które niosą z sobą szereg benefitów dla prowadzać, co bardzo mocno zwiększa jakość, bo wizja nieuchronności weryfikacji danych, przy możliwości określenia autora i czasu każdego wpisu, działa niezwykle motywująco, szczególnie na projektantów.

Zrozumienie jaka jest rzeczywistość i odrzucenie iluzji jest pierwszym, często bolesnym, ale na dłuższą metę bardzo ważnym krokiem, do długofalowej poprawy funkcjonowania firmy i przejścia od iluzji do danych, od emocji do faktów i od rozczarowań i frustracji do sukcesów wynikających z decyzji zarządczych podejmowanych w oparciu o wiarygodne dane.