Jakie są zalecenia Wayman i wskazówki dotyczące budowy WBS?

Bardzo często jestem pytany przez użytkowników Wayman o wskazówki i dobre zalecenia dotyczące budowy WBS. Prezentując funkcjonalności systemu Wayman opieram się o swoje doświadczenia i opinie oraz spostrzeżenia użytkowników Wayman, z którymi miałem przyjemność współpracować w przeszłości. Bywa, że wyrażam swoje opinie, które mogą sugerować, że są rozwiązania lepsze i gorsze, że preferowane przeze mnie sposoby definiowania zadań lub realizacji cyklu PDCA dają większe niż inne szanse na sukces, w większym stopniu ograniczają ryzyko lub z jakiś innych powodów są lepsze. Nie jest to prawdą i nie ma prostego przepisu ani zbioru złotych rad, które mogą być pomocne w każdej sytuacji.

Co zatem można odpowiedzieć osobom pytającym o radę dotyczącą stosowanych narzędzi dostępnych w systemie Wayman. Pierwszym zaleceniem jest to, by PM lub nawet cały komitet sterujący projektem odpowiedział sobie na pytanie co chce w toku projektu kontrolować. Możliwości nadzoru w Wayman wykraczają poza parametry trójkąta równowagi projektu i możemy w systemie zarządzać i nadzorować komunikację mailową, uwagi i notatki dodawane przez użytkowników oraz dokumentację jak i wszystkie informacje dotyczące zdarzeń związanych z cyklem życia projektów, poczynając od okazji. Najczęściej jednak, w początkowym okresie, najważniejsze jest utrzymanie terminów i zabezpieczenie projektu przed niekontrolowanym zużyciem dostępnego budżetu. Pozornie dobrym rozwiązaniem jest zastosowanie blokad ograniczających możliwości raportowania. Pozorność przydatności tej funkcjonalności wynika z tego, że utrudnienia raportowania nie powodują zmniejszenia ilości pracy potrzebnej do wykonania zadania. Możliwe są co najmniej dwa racjonalne zachowania pracowników, którzy zmierzą się z blokadą, albo będą raportowali godziny w te zadania, na których mają taką możliwość, bez względu na to, czy rzeczywiście wykonują te zadania, albo zgłoszą się do przełożonych z prośbą o zwiększenie przyznanych limitów. Nie kwestionuję przydatności blokad, gdyby nie były one przydatne w określonych sytuacjach to nie byłyby dostępne w systemie, wskazuję jednak, że o wiele istotniejszą funkcjonalnością są działania kontrolne.

Kontrola, o której wspomniałem w poprzednim akapicie musi mieć naturę czynności realizowanych w sposób ciągły. W interwałach wynikających z tego jak szczegółowe i częste będą interwały kontrolne w cyklu PDCA. Wracamy zatem do pytania o to co chcemy kontrolować w toku realizacji projektu. Najłatwiej jest kontrolować zadania, które są mierzalne, z jasno określonym celem i precyzyjnie zdefiniowanym zakresem opracowania. Poniżej przedstawiam autorskie zalecenia dla osób przygotowujących się do delegowania zadań:

Sprecyzuj cele projektu: Wyraźnie określ cele projektu i podziel je na konkretne zadania. Upewnij się, że inżynierowie i projektanci mają pełne zrozumienie, co jest oczekiwane od nich w ramach projektu.
Określ zakres zadania: Sprecyzuj dokładnie, jakie zadania mają być wykonane. Ogranicz zakres zadania, aby zapewnić jasność i uniknąć nadmiernego obciążenia pracą.
Wykorzystaj SMART: Stosuj zasadę SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound) do definiowania zadań. Oznacza to, że zadania powinny być konkretne, mierzalne, osiągalne, istotne i określone czasowo.
Podaj wytyczne i oczekiwania: Dostarcz inżynierom i projektantom szczegółowe wytyczne dotyczące oczekiwanych rezultatów. Wyjaśnij, jakie są kluczowe wymagania projektu, standardy jakości, terminy dostarczenia i inne kryteria. Idealnym miejsce do realizacji tej czynności są wytyczne i standardy w Wayman.
Określ priorytety: Przydzielaj zadania z określonymi priorytetami, aby zidentyfikować, które zadania są najważniejsze i powinny być wykonane w pierwszej kolejności. Dzięki temu unikniesz niejasności dotyczących kolejności wykonywania zadań.
Ustal system raportowania: Zdefiniuj sposób, w jaki inżynierowie i projektanci będą raportować postępy w realizacji zadań. Określ harmonogram raportowania, wskazując, jak często mają dostarczać aktualizacje i jakie informacje powinny zawierać. W Wayman zalecamy, aby raportowanie odbywało się codziennie i by inżynierowie mieli możliwość raportując odpowiadania na pytania, które są dla nich zrozumiałe.
Zapewnij klarowną komunikację: Upewnij się, że inżynierowie i projektanci mają możliwość zadawania pytań i uzyskiwania wyjaśnień dotyczących zadań. Zapewnij otwartą i regularną komunikację, aby uniknąć nieporozumień i utrzymać klarowność w projekcie. Idealnym rozwiązaniem dla realizacji tej czynności jest moduł uwag.
Monitoruj postępy: Regularnie monitoruj postępy w realizacji zadań i porównuj je z planem. W razie potrzeby dostosuj zadania lub zasoby, aby zapewnić, że projekt pozostaje na właściwej ścieżce. Optymalizacja zasobów i porównanie planu do realizacji to podstawowe czynności w metodologii zarządzania projektami Wayman.
Dokumentuj postęp: Zachowuj dokumentację dotyczącą postępów w realizacji zadań. Sporządzaj regularne raporty, notatki ze spotkań i bieżące aktualizacje, które dokumentują, jak poszczególne zadania przebiegają. To pomoże w śledzeniu postępów projektu i identyfikacji ewentualnych opóźnień lub wyzwań. Wszelkie istotne zdarzenia dla realizacji projektu powinny znaleźć się w PDM.
Przypisz odpowiednie zasoby: Upewnij się, że inżynierowie i projektanci mają odpowiednie zasoby do realizacji zadań. Obejmuje to dostęp do niezbędnych narzędzi, sprzętu, oprogramowania, szkoleń czy zespołów wspierających. Przypisanie właściwych zasobów do odpowiednich zadań zwiększy efektywność i jakość realizacji projektu.
Ustal terminy i kamienie milowe: Określ jasne terminy dla poszczególnych zadań oraz dla kluczowych etapów projektu. Podział projektu na etapy obejmujące kamienie milowe pozwoli na monitorowanie postępów i zapewni, że projekt jest realizowany zgodnie z planem. Regularne spotkania w celu przeglądu postępów są pomocne w utrzymaniu harmonogramu, przy czym pamiętaj by angażować w spotkania tylko te osoby, których udział jest niezbędny.
Zapewnij elastyczność i adaptacyjność: W toku realizacji projektu mogą pojawić się zmienne warunki, wymagania klienta czy napotkane trudności. Dlatego ważne jest, aby zdefiniować zadania w sposób elastyczny, który pozwala na dostosowanie się do zmian i reagowanie na nie. Zadania powinny być sformułowane w sposób umożliwiający iteracyjne dostosowanie w miarę potrzeby.
Monitoruj jakość: Zdefiniuj kryteria jakościowe dla realizacji zadań i określ oczekiwania w zakresie jakości. Zapewnij, że inżynierowie i projektanci mają świadomość tych wymagań i podejmują działania w celu zapewnienia wysokiej jakości pracy. Regularnie sprawdzaj i oceniaj wykonane zadania pod kątem jakości, aby zapewnić zgodność z wymaganiami projektu.
Ułatwiaj współpracę i komunikację: Współpraca między inżynierami a projektantami jest kluczowa dla sukcesu projektu. Ułatwiaj komunikację i wymianę informacji między członkami zespołu. Stwórz otwarte środowisko, w którym inżynierowie i projektanci mogą dzielić się pomysłami, rozwiązywać problemy i współpracować nad osiągnięciem celów projektu.

Mam nadzieję, że ten artykuł okaże się przydatny dla osób planujących prace zespołów projektowych przy użyciu systemu Wayman i nie tylko.

BOOK A DEMO

Get to know the Wayman system

Social media

Contact

email: contact@wayman.pl

phone: +48 663 466 517

Wayman Sp. z o.o.

Piotra Skargi 14/2, Gdynia

Pawia 9 (High5ive), Cracow

Poland