Czy dodawanie uwag i ich dokumentowanie ma jakikolwiek sens?

Raportowanie czasu pracy i określanie zaawansowania procentowego zadań to fundament sprawozdawczości w firmach projektowych, który pozwala zbudować obraz sytuacji w firmie i umożliwia precyzyjne odzwierciedlenie historii, stanu bieżącego i oszacowanie przyszłości realizacji portfela projektów. Charakter pracy projektantów powoduje, że istnieje szereg spraw, które wymagają udokumentowania w trakcie procesu projektowego i nie są one na tyle czasochłonne, żeby warto było tworzyć osobne zadania. Także w ramach realizacji zadań pojawiają się sytuacje, warte zanotowania. W tym wpisie opowiemy o sprawdzonych metodach dokumentowania zdarzeń zbyt małych by tworzyć dla nich zadania i zbyt ważnych by pozostawić je w pamięci projektantów bez udokumentowania.

Jakie są przyczyny dodawania uwag?

W tym wpisie skoncentrujemy się na dodawaniu uwag jako integralnym elemencie procesu raportowania pracy przez projektantów. W takim kontekście możemy wyróżnić trzy główne przyczyny dodawania uwag przez projektantów.

Lessons learner – dlaczego warto zanotować sytuacje w której potykamy się o własne nogi?

Pierwszą i najczęstszą przyczyną jest dokumentowanie zakłóceń wewnętrznych w procesie projektowym, które z punktu widzenia projektanta stanowią zagrożenie dla założeń dotyczących realizacji. Dobrym przykładem może być brak danych wejściowych, niedoszacowany budżet, nierealny, zbyt krótki termin, stwierdzenie błędu w opracowaniu, konieczność wykonania poprawek wynikających z błędu firmy projektowej, brak możliwości wykonywania pracy z powodu przeciążenia lub wskazania innych priorytetów przez przełożonych oraz specyficzny przypadek, jakim jest decyzja o zakończeniu pracy i przekazaniu jej do klienta w terminie, pomimo świadomości braków, z intencją jej późniejszego poprawienia i dopracowania.

Po co dokumentować podstawy do roszczeń?

Drugi zbiór zdarzeń, które automatycznie powinny implikować dodanie uwagi przez projektanta, to sytuacje będące zakłóceniami procesu projektowego, które pochodzą spoza firmy i mogą być podstawą do roszczeń lub rozszerzenia zamówienia. Przy czym podzbiór roszczeń dotyczy zarówno klienta firmy projektowej jak i podwykonawców, gdyż zmiany generują dodatkową pracochłonność, a niedotrzymanie terminów przez podwykonawców uprawnia do naliczenia kar umownych.

Generalnie dla wszystkich rodzajów zaburzeń można wskazać dobrą praktykę definiowania uwag w firmie projektowo inżynierskiej. Sprowadza się ona do podzielenia uwagi na trzy części. W pierwszej części zwięźle i konkretnie opisujemy sytuację, zdarzenie, problem używając jasnych, pozbawionych emocji, zwięzłych zdań. W drugiej części przedstawimy spodziewane konsekwencje dla parametrów realizacji zadania, głównie dla budżetu i terminu ale także dla zaawansowania procentowego. Na przykład konieczność przesunięcia terminu zakończenia o określoną ilość dni, poświęcenia dodatkowych nieplanowanych godzin, lub wykonanie dodatkowych prac, które mogą wymagać utworzenia nowych zadań, które mogły nie być planowane i które mogą zaburzyć realizację pracy firmy, także innych projektów. Realistyczne i zwięzłe przedstawienie spodziewanych następstw, zmian budżetu i konsekwencji jest bardzo ważne, jednak najistotniejszym elementem jest przedstawienie przez projektanta propozycji rozwiązania zaistniałej sytuacji. Proponowane rozwiązanie jest właśnie obligatoryjną, trzecią i najważniejszą częścią uwagi. Projektant jest osobą posiadającą największą i najbardziej szczegółową wiedzę na temat wykonywanej pracy, może to być wiedza czasami przytłaczająca i utrudniająca sformułowanie rozwiązania, jednak w rzeczywistości projektanci to osoby, które muszą brać odpowiedzialność za wykonywaną pracę i po włożeniu odrobiny wysiłku są w stanie sformułować najlepsze rozwiązania. Osoby zarządzające firmą projektową, pracownią, projektem często stosują zasadę otwartych drzwi, pozwalając projektantom na osobiste dzielenie się problemami i nie zamykają się na kontakt osobisty. Bardzo często w takich sytuacjach projektanci podejmują wysiłek przedstawienia osobiście problemu, opowiadają o nim, by uzasadnić fakt zajmowania cennego czasu przełożonego. Mówią o możliwych konsekwencjach, podkreślając powagę sytuacji, a na koniec sami proponują rozwiązanie, pozostawiając przełożonemu najczęściej tylko możliwość wyrażenia aprobaty dla zaproponowanego rozwiązania. To oczywiście jest przykład po części anegdotyczny, jednak jest on zaczerpnięty z życia i stanowi swego rodzaju potwierdzenie zasadności stosowania, jako dobrej praktyki, podziału każdej uwagi na trzy elementy: określenie problemu, opis możliwych konsekwencji i propozycję rozwiązania.

Niewłaściwy człowiek na niewłaściwym miejscu, czyli czy każdy może dodawać uwagi?

Przy okazji tego tematu warto zwrócić uwagę na osoby, które mają problem z określeniem propozycji rozwiązania. Może on zasadniczo wynikać albo z braku doświadczenia projektanta i rzadziej z braku wiedzy o formalno-prawnych możliwościach działania firmy lub z braku gotowości do ponoszenia jakiejkolwiek odpowiedzialności przez projektanta. Osoba przekazująca problemy do rozwiązania „wyżej” bez propozycji działania jest właśnie tego typu pracownikiem. Warto na to zwrócić uwagę, bo osoby z wieloletnim doświadczeniem często z uwagi na długoletni staż pracy pełnią funkcje kierownicze, pomimo dogłębnej niechęci do podejmowania decyzji i kierowania zespołem. Przełożeni tego typu często wykonują pracę za pracowników, twierdząc na przykład, że zbyt dużo czasu zajmie wyjaśnienie co trzeba poprawić, informują o problemach nie będąc w stanie przedstawić propozycji rozwiązania. Wykrycie stroniącego od odpowiedzialności projektowego rzemieślnika z długoletnim stażem, który pełni funkcję kierowniczą, jest jednym z ubocznych pozytywnych efektów stosowania dobrych praktyk w definiowaniu uwag. Tego typu pracownicy mogą świetnie spisywać się jako samodzielni projektanci, eksperci od wąskiej działki inżynierii, ale pełnienie funkcji kierowniczych jest dla nich traumatyzujące i męczące, więc zmiana zakresu obowiązków w takiej sytuacji będzie dobra zarówno dla firmy jak i dla pracownika.

Po tej małej dygresji warto przypomnieć dwie już wcześniej opisane sytuacje, w których należy dodawać uwagi, czyli zewnętrzne i wewnętrzne zaburzenia procesu projektowego i przejść do trzeciego zbioru zdarzeń, czyli dokumentowania rzeczywistości poprzez odnotowanie istotnych w toku realizacji zdarzeń, by potwierdzić, że miały one miejsce, szczególnie wtedy, gdy tylko lakoniczne stwierdzenie faktu może być niewystarczające. Generalnie dobry system wspomagający projektowanie powinien automatycznie dokumentować większość zdarzeń, oferując dodatkowo możliwość tworzenia konfigurowalnych list kontrolnych. Z naszego doświadczenia wynika, że tworzenie sztywnych rozwiązań i próby ujmowanie każdej z możliwych ścieżek przebiegu projektu w sformalizowane ramy procesów jest bardzo kosztowne i skazane na porażkę, bo życie pisze różne scenariusze, więc możliwość elastycznego dokumentowania zdarzeń może okazać się nie tylko przydatnym rozwiązaniem, ale także elementem przewagi konkurencyjnej firmy projektowej. Przy zachowaniu elastyczności można dokumentować ważne zdarzenia rozwijając narrację na przykład w celu budowania bazy wiedzy lub potencjału do późniejszego doskonalenia, oceny podwykonawców, kontrahentów i innych istotnych dla funkcjonowania firmy celów.

Uwagi dodane i co dalej?

Samo dodanie uwagi to tylko fragment sukcesu. Dodawanie i przetwarzanie uwag to ważny proces zachodzący w firmie, a samo dodanie uwagi implikuje możliwość rozpoczęcia dyskusji i wymiany informacji, prowadzący do wypracowania, w udokumentowany sposób, ostatecznego rozwiązania. Dzięki odpowiedniemu stosowaniu statusów uwag możemy zarządzać cyklem życia uwag, filtrować je i przemieszczać pomiędzy różnymi fazami procesu decyzyjnego. Wrażliwość informacji powoduje, że powinniśmy posiadać możliwość sterowania dostępem do informacji, to dotyczy także uwag, a jeśli oczekujemy, że dodanie uwagi powinno spowodować działanie określonej osoby to narzędzie wspierające projektantów powinno takie funkcjonalności posiadać i powinny one wpisywać się w ogólne zasady cyklu PDCA określone w firmie.

Kiedy zamiast uwag dodać adnotacje?

Powyżej opisane funkcjonalności uwaga sprawiają, że dodanie uwagi staje się czynnością lekko pracochłonną. Istnieje szereg sytuacji w firmie, w których jedyne czego potrzebujemy to wyjaśniający podjęte przez projektanta działanie równoważnik zdania lub nawet kilka dodatkowych słów. Dla odróżnienia takich komentarzy od uwag nazywam je adnotacjami, które z kolei odróżnia od komentarzy to, że pochodzą od wykonawcy danej czynności. Co do zasady adnotacje dodaje wykonawca, komentuje osoba postronna. Jeśli na dodaniu komentarza lub adnotacji się kończy, to warto stosować w tym celu odrębne pola, nie zaburzą one wówczas cyklu PDCA, są umieszczane w konkretnych miejscach i można je tam zawsze odnaleźć przechodząc systemowo od ogółu do szczegółu. Dobrym przykładem może być dodanie adnotacji do zaraportowanych w danym dniu godzin na konkretne zadanie, dodanie komentarza do pliku publikowanego w nowej wersji, dopisanie komentarza do dokumentu finansowego, na przykład faktury w procesie windykacji klienta.

A co z ISO?

Dokumentowanie zdarzeń i dodawanie uwag jest często wymogiem zintegrowanych systemów zarządzania jakością opartych na międzynarodowych normach jak na przykład ISO lub AQUAP. Stosowanie uwag może bardzo mocno usprawnić funkcjonowanie firmy i jeśli jest robione w sposób właściwy, zgodny ze zdrowym rozsądkiem i procedurami to zawsze ma sens. W systemie Wayman moduł uwag jest dostosowany do wymagań procesu projektowego i posiada dodatkowe, nieopisane w tym artykule funkcjonalności, zachęcam zatem do kontaktu i zapoznania się z naszymi rozwiązaniami oraz do podzielenia się swoimi doświadczeniami z praktycznego stosowania uwag w toku realizacji projektów.