Wdrożenie zintegrowanego systemu zarządzania z perspektywy użytkownika

Zeszłotygodniowy wpis dotyczył naukowych dowodów na szeroko rozumianą zasadność wdrażania i inwestowania w oprogramowanie ERP w firmach projektowych (wpis do którego się odnoszę można znaleźć tutaj: https://www.blog.wayman.pl/post/czy-warto-wdrozyc-system-erp-w-biurze-projektowym). Okazuje się, że Wayman, który jako twórca rozwiązania wspierającego zarządzanie w firmach inżynierskich, jest orędownikiem wdrażania systemów z zachowaniem zdrowego rozsądku, promuje idee zgodne z wynikami badań naukowych. To jest budujące, w dzisiejszym wpisie chcemy przybliżyć czytelnikom naszego bloga punkt widzenia użytkownika na proces wdrożenia systemu ERP w firmie projektowej.

Digitalizacja wkracza w sektor projektowo inżynieryjny z impetem i obejmuje już nie tylko proces główny, czyli projektowanie, gdzie od dłuższego czasu z ust projektantów i osób żyjących z dostarczania rozwiązań dla firm projektowych nie schodzi BIM odmieniany przez wszystkie przypadki, ale także niezwykłe ważne dla wydajności procesu projektowego procesy poboczne, jakim jest między innymi zarządzanie projektem i zarządzanie portfelem projektów. W związku z tym, że wspomniany powyżej fakt jest rzeczywistością wielu firm projektowych, dostępne w prasie fachowej są już artykuły przygotowane przez użytkowników, którzy mają własne doświadczenia z wdrożeń i są gotowi się nimi podzielić. Już w maju 2018 roku w magazynie „Controlling i zarządzanie” ukazał się bardzo ciekawy artykuł autorstwa pani dr Marty Celej o intrygującym tytule: „Jak nie zarządzać wdrożeniem zintegrowanego systemu informatycznego”. Artykuł ze wszech miar jest wart polecenia, jego kompletną treść można pozyskać w kilku prostych krokach po kliknięciu w poniższy link ( https://controllingzarzadzanie.embuk.eu/e-wydanie/3162,6-maja-2018/3463,maj-2018/97838,jak-nie-zarzadzac-wdrozeniem-zintegrowanego-systemu-informatycznego.html ). Autorka jest osobą bardzo doświadczoną, która osobiście uczestniczyła we wdrożeniach kilku zintegrowanych systemów zarządzania w różnych przedsiębiorstwach, także firmach projektowo inżynierskich. Warto wspomnieć także, że pani Marta poza doświadczeniami z wdrożeń posiada kompetencje pozwalające na ocenę skutków wdrożenia z perspektywy organizacji i będąc osobą odpowiedzialną za wdrożenia była odpowiedzialna za aspekty kontrolingowe w obszarze zarządzania zarówno przed, w trakcie jak i po zakończeniu procesu wdrożenia.

Zachęcamy do zapoznania się artykułem pani dr Marty Celej, a sami poniżej przedstawiamy nasz komentarz do tego artykułu. Słowo komentarz jest naszym zdaniem najbardziej właściwe, bo trudno mówić o polemice w sytuacji, w której całkowicie zgadzamy się z opiniami przedstawionymi w artykule i w którego wnioskach upatrujemy źródła dotychczasowych sukcesów wdrożeń Wayman w firmach sektora projektowo inżynieryjnego.

Poniżej lista tzw. „bullet points” przygotowana w oparciu o omawiany artykuł, przy czym my, w przeciwieństwie do autorki omawianego artykułu, w naszym tekście nie piszemy przewrotnie o tym jak nie wdrażać, tylko wprost, o tym jak wdrażać, mimo, że w efekcie przekaz jest dokładnie ten sam, to zmusza on do o wiele mniejszego wysiłku poznawczego, a przecież po pierwsze projektanci mają i bez tego dużo na głowie i po drugie, jeśli ktoś będzie chciał się delektować inteligentną przewrotnością to zawsze może sięgnąć do materiału źródłowego, co ponownie polecamy.

1. Do wdrożenia należy się przygotować i powołać zespół składający się z osób znających funkcjonowanie firmy. Nic dodać nic ująć!
2. Analiza przedwdrożeniowa jest niezbędna zawsze gdy nie mamy sprecyzowanych wymagań i powinno się ją przeprowadzić przed podjęciem decyzji o rozpoczęciu wdrożenia.
3. Zaangażowanie zarządu w ciągu całego procesu wyboru rozwiązania i wdrożenia jest czynnikiem kluczowym dla powodzenia.
4. Kierownikiem projektu, jakim jest w firmie wdrożenie zintegrowanego systemu zarządzania, powinna być osoba, która z uwagi na swoje zaangażowanie posiada cechy doświadczonego kontrolera biznesowego z wieloletnią praktyką w organizacji: obiektywne spojrzenie, podejście pro-efektywnościowe, zrozumienie potrzeb przedsiębiorstwa, zdolność do pracy z każdym działem bez obaw o faworyzowanie potrzeb jakieś jednostki organizacyjnej. W niektórych firmach projektowych nie ma formalnego działu kontrolingu, dlatego też Wayman określa tego typu osoby mianem „championa” po stronie klienta i w praktyce są to zawsze osoby w sposób ponad przeciętny zaangażowane w pracę firmy i identyfikujące się z jej interesem.
5. Odpowiedzialność, cecha wpisana w zawód projektanta, powinna być także cechą osoby kierującej procesem wdrożenia po stronie użytkownika. Przez odpowiedzialność rozumiemy gotowość do podejmowania najlepszych z punktu widzenia firmy decyzji.
6. Gotowość do wprowadzania zmian i krytycznej analizy funkcjonowania firmy z intencją do jej stałego poprawiania. W tym miejscu warto dodać drobne uzupełnienie Wayman, czyli wzmiankę o typowym dla naszego podejścia zaleceniu stosowania zdrowego rozsądku. Ma on bardzo szerokie zastosowanie, a w obszarze poprawiania funkcjonowania firmy często sprowadza się do rozważania aspektu ekonomicznego uzasadnienia podejmowanych działań w perspektywie krótko i długo terminowej. To pozwala na mądre dysponowanie zasobami finansowymi i prawidłowe określanie priorytetów.
7. Warto zadbać o właściwą komunikację z użytkownikami końcowymi w ciągu całego procesu wdrożenia systemu, a także zapewnić zaspokojenie istotnych, wybranych (niekoniecznie wszystkich) potrzeb każdego użytkownika. Skoro każdy system informatyczny działa na zasadzie „bullshit in – bullshit out”, a wprowadzaniem danych zajmują się użytkownicy, w przypadku Wayman najczęściej projektanci, to używanie rozwiązania takiego jak Wayman powinno ułatwiać życie projektantom. Tak właśnie jest, ale to już historia na zupełnie inny wpis…
8. Należy zakupić właściwy system. To nie jest zbyt odkrywcze zdanie, w oryginalnym teście autorka bardzo ciekawie rozwija swoją słuszną tezę. Ze strony Wayman możemy dodać w tym miejscu, że należy kupić właściwy system od właściwego dostawcy. Wayman to system dedykowany firmom projektowo inżynierskim. Dostarczamy rozwiązanie zarówno do niezależnych firm projektowych jak i do działów projektowych dużych firm wykonawczych. To na czym się koncentrujemy to wsparcie efektywności procesu projektowania, od lat gromadzimy doświadczenia z tego obszaru, nie rozpraszamy się projektami wdrożeń w innych sektorach, gdyż nie przekłada się to na jakość naszych usług. Nie możemy w żadnym wypadku wykluczyć, że dostawca uniwersalnego systemu ERP, posiadający wspaniałe referencje z wdrożeń w przemyśle spożywczym, metalurgiczny, sieciach sprzedaży detalicznej, nie będzie w stanie zaspokoić potrzeb firmy projektowej w taki sam sposób w jaki robi to Wayman. Rzeczywistość jest taka, że skoro my jesteśmy w stanie to zrobić, to może to zrobić inny zespół, istota tematu sprowadza się jednak do tego, że zadanie to osiągnięte będzie na pewno o wiele większym nakładem sił i środków po stronie firmy projektowej, a finalny efekt będzie dużo później niż w przypadku wdrożenia Wayman o ile w ogóle firma przetrwa/udźwignie takie wdrożenie. Jednocześnie dostawca rozwiązań uniwersalnych nie postrzega zaspokojenia potrzeb firm projektowych jako swojego fundamentalnego biznesu, dla Wayman, sektor firm projektowych to definicja rynku. To znacząco zmienia podejście do potrzeb klienta.
9. Kwestie wyboru właściwego dostawcy, o którym pisaliśmy w poprzednim punkcie, to aspekt wdrożenia także poruszany w omawianym artykule, przy czym rozszerzony o zagadnienia związane z relacjami na linii firma – wdrożeniowiec. Nieco uchylając rąbka tajemnicy, jako dostawca dedykowanych rozwiązań ERP typu „plug and play” musimy zacytować słowa autorki”…systemy do wszystkiego, są tak naprawdę do niczego…”. Skoro takie jest zdanie użytkowników to zapewne coś w tym jest i by nie pozostawić wątpliwości, musimy dodać, że wdrożenie systemu „plug and play” jakim jest Wayman to nie jest operacja typu „Ctrl-C Ctrl-V” (kopiuj wklej). Każda firma ma swoją specyfikę i prace wdrożeniowe, dostosowanie do partykularnych potrzeb w trakcie wdrożenia, to klucz do sukcesu, jeden z wielu kluczy.
10. Wdrożenie trwa także po uruchomieniu systemu, dostawca powinien gwarantować wsparcie i rozumieć, że zintegrowany system zarządzania żyje w organizacji i musi być gotowy na adaptację zmieniających się z czasem potrzeb firmy.
11. Dobry proces wdrożenia kończy się rozpoczęciem nowego działu w życiu firmy, w którym zarówno zarząd jak i cała firma może zacząć czerpać z benefitów jakie daje zarządzanie oparte o rzeczywiste i aktualne dane. Nie zachęcamy do rezygnacji z uwzględniania doświadczeń, dobrych praktyk, standardów, przeczucia, może nawet emocji, po prostu dajemy szansę na zapoznanie się z twardymi danymi, ich szybką analizę i wyciągnięcie wniosków, najczęściej z dużym wyprzedzeniem.

Zamiast zakończenia, musimy zacytować zakończenie pani dr Marty Celej, jest to syntetyczny wręcz przykład implementacji zdrowego rozsądku, podpisujemy się pod słowami autorki obiema rękami. „Wdrożenie systemu zintegrowanego to złożony proces, który należy dokładnie zaplanować. Droga do sukcesu wiedzie przez szereg pułapek, w które bardzo łatwo wpaść. W artykule przedstawione zostały najczęściej popełniane błędy. Ich świadomość pozwoli nam głębiej przeanalizować potencjalne czynniki ryzyka i zawczasu podjąć działania zapobiegające im w naszym projekcie. Nade wszystko powinniśmy jednak pamiętać, że nie warto bać się zmian. Największym błędem, jaki można popełnić, jest stanie w miejscu, gdy świat idzie do przodu. Pamiętajmy o tym nie tylko przy wyborze i wdrożeniu systemu, ale podejmując każdą ważną decyzję.”

W 2017 roku pani dr Marta Celej realizowała projekt wdrożenia systemu Wayman w firmie GBPBP, system jest używany w tej firmie do dnia dzisiejszego i stanowi jedną z licznych referencji skuteczności wdrożeń systemu Wayman w firmach sektora projektowo-inżynieryjnego.